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コラム

環境担当者の効果的な引継ぎポイント(後編)|業務の可視化、ノウハウの継承について廃棄物管理業務の合理化・効率化のススメ

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前回、「環境担当者の効果的な引継ぎポイント(前編)|何故、引き継ぎが難しいのか。原因は何か」では業務の引継ぎをしっかりおこなっていく上で重要なポイントは、業務の透明化・可視化を徹底していく点とノウハウの継承をどの様に進めていくかという点の2点とお伝えしました。

今回はこれらのポイントをもとに、具体的な改善方法や対策についてお話します。

必要性の低い業務の可視化

まず業務の透明化・可視化を徹底していくという点です。

業務の可視化を行うには、業務フローチャートを用いるのが一般的です。ただし業務フローチャートをしっかり作成しようとすると、それなりに慣れとコツが必要です。そもそも引継ぎを行うための準備という観点で考えるのであれば、そこまで厳密にルールにこだわらず、自分なりに業務を整理するところからスタートしてみてもよいのではないでしょうか。

簡単な方法としては、まずご自身の業務を全部紙に書き出して整理してみることです。紙に書くことで、頭の中が整理出来てくることも多くあります。箇条書きでよいので、出来るだけ細分化し、書き出してみましょう。

次のステップとして、手順毎に業務を整理してみましょう。その際は関係者との業務フローが分かる様、下記のイメージで手順毎に業務プロセスを書き出すと全体が掴みやすくなります。

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業務プロセスを整理していきますと、今まで気付いていなかった課題点を把握出来る場合があります。一番多いのは業務プロセスの一部に業務のムダが発生しているケースです。例えば、過剰な作業がルーチン化してしまっていて、その必要性の低い業務に時間を割いているといった事例があります。

また業務フローを改めて書き出してみた際、現状の業務がどうだったか不明確で、記載に迷う場合は注意が必要です。業務フローの中には、確定したフローだけではなく不明確なフローが存在している場合もあります。例えば、以前行っていたものの今は必要のないフローや、個人だけで行っているローカルルールの様なものが存在したといった事例です。

自己チェックを行った後は、業務のムダを徹底的に排除し、ルールをより明確化しておくことが重要です。ここまで行っておけば、引継ぎを行うまでの最初のステップとしては十分と言えるのではないでしょうか。

その他、日頃、個人の表計算ソフトで複雑な集計を行い、関係者とのEメールや電話等で社内業務に忙殺されてしまう様な場合、ITを活用する方法も引継ぎの際は効果的です。最近では、クラウドサービス(ASPやSaaSと言う事もある)という、インターネットを介して利用できる廃棄物管理の業務用アプリケーションも登場しており、専用サーバの導入や運用管理あるいはシステムの開発など行う必要がなく、短期で導入ができ、しかも毎月低価格で利用することができます。

これらの中にはデータベースを共有・可視化することで、業務を効率化させると共に、一つの業務プロセスがミスなくしっかり行なう体制構築が可能なものもあります。引継ぎに併せてこの様なツールも検討してみる価値はあると思います。

ノウハウの継承

次に、ノウハウの継承をどの様に進めていくかという点です。

今まで何年もかけて得たノウハウや知識はそう簡単に引き継げるものではありません。

引継ぎの際はこれらを2つに分解することが重要です。1点目は法知識。2点目はナレッジです。法知識であれば、後任の方に自治体や外部での講習会に積極的に参加してもらうことで補うことができるため、担当者からしか教えることの出来ない過去の経験則や目利き等もあるナレッジにより注力することが大切です。

また、短期間で他の方に教えることが難しいと思われるナレッジについては、関係者(上長・部下・他部署の管理担当者)と事前に共有を行っておくことで、個人のナレッジではなく社内・チーム内のナレッジとして他の方とお互いに業務が出来る様になっておくことが重要です。

いろいろとお話させていただきましたが、まずは出来るところから少しずつでも進めていけば、確実に成功に近づいていくでしょう。

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執筆者プロフィール
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南 修央 (みなみ のぶお)
アミタ株式会社
総合環境ソリューション推進グループ エコ・ブレーンチーム


アミタ株式会社に入社後、環境コンサルティング部門で排出事業者向けの廃棄物リスク管理体制構築支援やセミナー講師を担当。その後、クラウドを活用した廃棄物管理ASPサービス『e‐廃棄物管理』の開発に携わる。現在はITも活用した運用体制の構築支援や、『e‐廃棄物管理』の導入の支援等を行っている。

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