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Excelでマニフェストや契約書などを管理する際、ミスを防ぐコツはありますか。

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社内ルールを整備・明文化し徹底すること、また、「関数」や「入力規則」といった機能を活用することで、運用上のミスを減らすことができます。

Excelによる管理では、「人によって入力の仕方がまちまちで正しく集計できない」、「似たようなファイルがたくさんあり、最新のファイルが分からない」、といった声も聞かれます。
そこで、以下のような工夫が必要となります。

  1. 個人の利用感覚で使用せず、社内ルールを整備・明文化し徹底する
  2. 「関数」や「入力規則」といった機能を活用し、誤入力を防止し、作業を効率化する

例えば、廃棄物の種類を何度も繰り返し入力する場合、予め定められた選択肢から選ぶように設定することで、表記ブレや入力ミスを防ぐことができます。(以下は、Microsoft Office Excel 2003(※)での操作例で、入力欄と同じシート内に選択肢を記載する場合です)

ドロップダウンリストを使って入力規則を作成する方法
  • 廃棄物の種類を1つの「列」または「行」に入力(これを「ドロップダウンリスト」として使います)
  • 入力欄の「列」範囲をドラッグで選択
  • メニューの「データ」から「入力規則」を選択
  • 「入力値の種類」の欄で「リスト」を選択
  • 「元の値」の欄の右にあるボタンを押して、最初に作成したリストをマウスで選択
  • 「Enter」キーを押し、データの入力規則ウィンドウで「OK」を押して設定完了

Excelによるドロップダウンリストの例


(※詳細は、Excelの「ヘルプ」をご参照ください。)

以上のように作成したファイルも、実際に使い始めるとフォーマットの変更が生じることがあります。
重要なファイルについて、別途仕様書のような文書を作成しておくことも、組織で継続して使っていくためには大切なことです。

こうした廃棄物関連の情報管理全体をカバーするシステムの導入も有効な選択肢です。アミタエコブレーンで提供している廃棄物管理のプラットフォーム「e-廃棄物管理」もご参考ください。

※Microsoft Office Excelは、米国Microsoft Corporationの米国及びその他の国における登録商標です。

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