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エクセルで、マニフェスト伝票の返却期限の前に警告を表示するには?

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IF関数とTODAY関数を併せて使うことで、アラームを表示することができます。エクセルで返却管理などをする場合、いくつかの数式を入れたり、マクロを組んだりすることがあると思いますが、今回はそのテクニックのひとつをご紹介します。

具体的に、今日の時点で、「B票返送期限」(N列)までの残日数が、30日を切っている場合に、O列に警告を表示する場合をシミュレーションします。

①数式の入力

fig_01.gif

<解説>


・「B票返送期限」(N列)が「-」(ハイフン)であれば「-」を表示、「-」(ハイフン)でないときのみ、計算が行われるようにします。
・「今日」を指す関数として、「TODAY()」を組み合わせています。
・30日より小さい場合に、O列に「注意」と表示し、30日より大きい場合には「-」(ハイフン)を表示します。

②セルに色をつける条件付書式の設定

fig_02.gif

<解説>


・メニューバーの「書式」から起動できる「条件付書式」を利用すると、ある条件に合致するとき特別な書式設定が自動的に行われるよう設定することができます。

コンプライアンスの観点からも、返送期限の管理は大切です。期限を目視で確認する運用はヒューマンエラーが出やすいため、数列によって警告が自動的に表示される設定にするのがよいでしょう。

しかし、数列は少しでもズレがあるとエラーが表示されるというリスクも含みます。特に、担当者の引継ぎのタイミングは注意が必要です。

後任者が前任者の設定した数式を理解できず、管理が混乱してしまうケースが多く見られます。細かい内容のため、つい引き継ぎ項目から抜けがちですが、数式で管理をする場合は後任者のエクセルの技術も確かめておくとよいでしょう。

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