リモートでの現地確認を実施する際に、必要な手順は何か？排出事業者の実施の流れを紹介します。
※「現地確認」以外にも「実地確認」「現地視察」「現地監査」など様々な呼ばれ方があります
※この記事は2020年に執筆されたものを加筆・修正しております
- 第一回：概要とメリット
- 第二回：必要な機材・準備物
- 第三回：実施の流れとコツ（排出事業者編）
- 第四回：実施の流れとコツ（処理会社編）
実施の流れ
- 社内の合意を得る
- 処理会社の合意を得る
- 機材やビデオ通話システムの準備
- 事前準備（プレテストなど）
- リモートでの現地確認を実施する
1.社内の合意を得る
第一回記事も参考に、遠隔型の現地確認の向き・不向きなども整理した上で、下記のような事項について確認をし、ルールを決めておくことをおすすめします。
| ・そもそも自社にとって、リモートでの現地確認が必要なのか（往訪や移動についての社内方針、来場規制されている委託先の有無などを勘案して検討。） ・委託前の初回確認や、前回の現地確認で要改善事項が多かった処理会社について、実施の可否 ・現行のチェックシート通りに確認できる項目、できない項目の整理 |
2.処理会社の合意を得る
処理会社に遠隔型の現地確認への対応可否を確認しましょう。普段の現地確認とは異なり、ビデオ通話システムを用いた方法で行いたい意向を処理会社に説明します。
すでに実績がある会社もあるでしょうし、機密情報漏えい防止や安全性などの観点から対応困難とする処理会社もあるでしょう。また、遠隔型の現地確認に対応可能な機材やビデオ通話システムが準備できるかについても忘れず確認しましょう。
3.機材やビデオ通話システムの準備
処理会社側に機材がない場合、排出事業者側で調達して送付する、という方法も考えられます。（必要な機材は第二回を参照）また、新たにビデオ通話システムなどのアプリケーションのインストールには、情報漏えい防止の観点から、制限やルールを設けている会社もあります。社内で承認を得るなど、準備をしておきましょう。
4.事前準備（プレテストなど）
事前に処理会社から構内図などを共有してもらい、確認したい場所などを伝えるとスムーズに進めることができます。実地での現地確認と同様に、当日までに回答を準備してもらいたい質問があれば、アンケートなどをお送りしておきましょう。また、通信が不安な場合もあるかと思います。処理会社側も協力してくれるのであれば、実際に短時間接続してのテストが実施できるとより確実です。
▼実施の際のポイント！
| ・通信環境 無線だとネット回線が不安定な可能性もあるので、有線で接続するのがおすすめです。 ・機材 PCはカメラ・マイク機能がついている機種にします。PCのバッテリー切れを防ぐために電源を確保しておきます。PCをプロジェクターに繋ぎ、スクリーンでの投影を考える場合には、その状態でテストしておくことをおすすめします。イヤホンマイクなども準備しましょう。 ・実施場所 周りからノイズが入らないような静かな会議室などで行うことが理想的です。 ・ビデオ通話システムの使い方 使用するビデオ通話システムは、処理会社と事前に決めておきます。採用するシステムごとに、持っている機能や操作方法が異なります。操作に慣れておきましょう。 |
Q.事前に入手できない資料はどうする？
| A.帳簿や契約書、マニフェストなど、その場の保管状況含めて確認すべきものや、個人情報が記載されているなどの理由により、事前に入手できない資料もあります。その場合は、現地確認時と同じ要領で、その場での確認を取ります。ビデオ通話システムを使って、資料を画面に映してもらうようにしましょう。 |
5.リモートでの現地確認を実施する
取り決めた日時にビデオ通話システムを起動させ、通話ができるか確認します。お互いのマイクとカメラがONになっているか、OFFに切り替えできるかは最初に確認しておきましょう。
Q.写真を撮ってもらいたい場合はどうする？
| A.途中で写真を撮る必要があれば処理会社の担当者に伝え、撮った写真を共有してもらうことができます。事前にその旨を伝えておくとよいでしょう。（なお、ビデオ通話システムによっては、その場で撮影した写真を共有できる場合もあります。もしビデオ通話システムでの写真の共有が難しい場合は、スマートフォンやデジタルカメラで撮った写真を、現地確認実施後に送付するという対応になります。） |
最後に
いかがでしたか。準備物は必要ですが、慣れればスムーズに進めることが可能です。是非、業務にお役立てください。また、自社でのご準備が難しい方に向けて、アミタでは機材の準備や事前準備などを含め、リモートでの現地確認をサポートする「Smart 現地確認」というサービスを提供しています。是非、ご相談ください。（Smart 現地確認についてはこちら）
▼下記、動画にてビデオ通話システムを用いた現地確認の様子をご覧いただけます。
（画像クリックでYouTubeへ）
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おしあみへんしゅうぶ
おしアミ編集部
アミタ株式会社
おしえて！アミタさんの編集・運営担当チーム。最新の法改正ニュース、時事解説、用語解説などを執筆・編集している。
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