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処理委託契約書や許可証の期限を合理的に管理する方法はないでしょうか?

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処理委託契約書や許可証の期限管理を行う場合、委託先の数によっては膨大なファイルの量となる場合があります。契約書も新しいものに更新されるケースがありますし、許可証については委託先に確認し、最新の許可証を取り寄せする等、非常に手間と時間がかかる作業と言えます。

ある会社ではあまりに業務が煩雑な為、ただ届いたものをファイルに綴じているだけになってしまい、キングファイルが数十冊になってしまう例もあります。ではこれらを合理的に管理してくにはどうしていけばよいでしょうか。

『データ化』の実践がポイント

委託契約書とそれに紐付いた覚書のリスト、許可証の期限管理のリスト等をExcelで作成し、全てに番号を振る等、原本のファイルと紐付けしておく事が大切です。また、許可証の期限管理についてはExcelの計算式を活用する等、何らかの形で期限管理をしておく事もお勧めします。

これらのデータは内部監査やEMSの監査の際も非常に効果的ですが、その反面、人的な確認漏れや入力ミスが発生してしまうリスクもありますので、運用フロー等を取り決めし、注意しながら運用していくのがよいでしょう。

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執筆者プロフィール

アミタ株式会社 エコ・ブレーン営業部 ソリューション課 主任 南 修央

排出事業者向けの廃棄物リスクコンサルティング部門を経て、廃棄物管理の業務効率化コンサルティングを担当。顧客のニーズに基づいて開発した廃棄物管理ツール「e-廃棄物管理」は全国すべての都道府県で使われており、製造業の廃棄物管理ツールとしては日本最大規模。

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