キユーピー株式会社五霞工場|廃棄物管理業務のシステム化で業務効率化とコンプライアンス強化を同時に実現!継続的な管理体制構築の道のりとは? | 企業の環境・CSR・サステナビリティ戦略に役立つ情報が満載!

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担当者の声

キユーピー株式会社 五霞工場 施設環境課 石島 彰 氏 / 課長 高崎 久 氏キユーピー株式会社五霞工場|廃棄物管理業務のシステム化で業務効率化とコンプライアンス強化を同時に実現!継続的な管理体制構築の道のりとは? 初心者向け

廃棄物管理の現場では、業務の適正化・効率化とコンプライアンス強化の要請が日増しに強まっています。今回は、2011年にアミタのSmartマネジメントを導入し、管理データの電子化による体制強化を実現されたキユーピー株式会社五霞工場にインタビューをお願いしました。長年、廃棄物管理の現場を主担当として牽引されてきた施設課の石島彰氏と、施設課長の高崎久氏に、これまでの取り組みに関するお話しをうかがいました。
写真:キユーピー五霞工場施設課の石島氏(右)と高崎課長(左)

  • Smartマネジメント
    2008年から提供しているアミタ株式会社のクラウドサービス。紙・電子マニフェストに加え、許可証、処理委託契約書といった廃棄物管理に関する帳票・文書類を、ネットワーク上で一元管理できる。詳細はこちら
煩雑な文書管理作業の電子化で労力の大幅な低減化を達成

アミタ近年では「働き方改革」など、業務効率化が話題ですね。御社事業所(五霞工場)では、かなり以前の2011年から、Smartマネジメントを導入いただいていますが、導入のきっかけを教えていただけますか?
石島氏:最初のきっかけは、法律により紙マニフェストの長期間保存が義務化されたことですね(5年間の保存義務)。当時は膨大な紙マニフェストを保管していましたので、そのことをきっかけに電子マニフェストへの転換を余儀なくされました。しかしその際に、電子化はマニフェストだけではないなと。廃棄物管理に関わる帳票・文書類も一括して電子データで管理する体制にしたいと思い、大きくシフトしました。

アミタSmartマネジメントによって、残業時間が減るなどの効果はありましたか?
石島氏:廃棄物関連の文書管理のためにとられる時間が大幅に減ったことは間違いないですね。その分、他の構内管理などの仕事に注力することができるようになりました。Smartマネジメントはマニフェストに加え、許可証や処理委託契約書もデータ管理できますし、処理完了までに関わる報告書の自動作成機能もありますから、作業の簡素化や効率化、経費削減につながりました。具体的には、計量票や返却日等の日付の照合、請求書の突合せや台帳管理などが非常に楽になりました。

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写真:インタビュー時の様子

電子化によって組織的な廃棄物管理が可能に

アミタ扱いなれた紙ベースでの文書管理から、電子管理への移行に際しては、戸惑いや不慣れさを感じる場面もあったのでしょうか。
石島氏:私はアナログ人間ですからね(笑)、当時は、電子マニフェストの導入はまだ1~2年先でも良いんじゃないかとも思っていました。紙の書類を突き合わせて確認することで、ちゃんと処理されているという実感を得られましたし、それにこだわりももっていました。しかし、電子データ管理の導入を決めた時には、既に処理委託をする業者側は9割ほどが電子マニフェストに対応済みでしたからね。そういう時代になったんだな、と思いました。今では電子化に踏み切ってよかったと思っています。ただし、ごく一部ですが、今でも紙マニフェストを使う場面もあります。

アミタ:どういった時に紙マニフェストを使うのでしょうか?
石島氏:例えば、ごくわずかですが、処理費用の経費負担部門を分けてほしい場合などには、紙でパッと出せるほうが自分で分かりやすいので、あえて紙を使っています。割合としては、不定期に排出されるものも含め、大半は電子マニフェストで対応していますので、全体の1%足らずです。こうして、紙マニフェストと電子マニフェストを併用すると、同じものを二重に発行してしまうリスクがありますが、Smartマネジメントは併用管理ができるため、こうした紙と電子の使い分けができるのかもしれません。二重で発行するリスクもなくなりましたね。

アミタ紙ベースでの現場管理を長く担われてきた主担当の石島様からの推薦もあって、御社の他の複数拠点でもSmartマネジメントを導入していただきましたが、推薦していただいた理由はどのようなものでしょうか。
石島氏:管理業務の簡素化というメリットからだけではなく、廃棄物管理担当者の意識を高めてもらいたいという気持ちがありましたね。他の拠点では廃棄物管理業務の専属担当がおらず、複数の担当者が掛け持ちで実施していますから、どうしても、当時は、情報共有や意識の向上も難しいようでした。紙媒体から電子化することで共有化もしやすくなり、複数名での管理もしやすくなります。マニフェストだけではなく、契約書も許可証も一元管理していくための準備や立ち上げを通じて、会社組織的に廃棄物管理への関心を高めてもらうきっかけにしたかったですし、結果としてそれは実現できたと思いますね。

191121_003.jpg写真:五霞工場の廃棄物保管庫にて。構内から出た廃棄物の保管庫は整理が行き届き、再生用資源の置き場も一目で判ります。土足禁止で上履きも用意されていました。

コンプライアンスの強化と継続的な管理体制の確保へ

アミタ一人の現場担当者に頼りきるのではなく組織的な管理が可能になってくると、コンプライアンス面なども強化されますよね。
高崎氏:はい、例えば、マニフェスト伝票には、マニフェストの交付日から90日以内の中間処理の処分完了確認や、180日以内の最終処分完了確認といった法的な期限がありますが、キユーピーでは独自に強化したルールとして法的期限の半分の日数を期限としています。そのような場合でも、Smartマネジメントではアラームの期日を任意に設定できますし、複数のメンバーに共有する形で告知できますから、確認漏れなどのミスを未然に防いでくれますね。あとは、ISO監査などでもSmartマネジメントの画面を見せると、廃棄物マネジメントが適確に行われていることが監査員にも速やかに理解していただけます。コンプライアンス強化の面でもSmartマネジメントは心強いアイテムになりますね。
石島氏:もう大体、Smartマネジメントで管理が全部できちゃっているからね、最近はアミタさんに電話で問い合わせることもしていないでしょう(笑)。

アミタ:それはとてもよかったです(笑)。ちなみに食品産業関連の廃棄物管理でのコンプライアンス管理が強化されるきっかけとなった出来事として、2016年に起きた冷凍ビーフカツの廃棄物が横流しされた事件がありましたが、あの事件は当時、どのように受け止められましたか?
高崎氏:全社的に、適正処理が間違いなくできているのかということを見直すきっかけになりましたね。社内ヒアリングもして管理が弱いところがないかの洗い出しをしました。例えば、現地確認の方法もそれによって強化されました。稀に特別なものが発生した場合は、必ず都度処理会社まで同行して、ピットに入れて処理する段階まで見届けるなど、チェックも徹底するようになりました。現地確認の際の報告書に加え、廃棄証明書をプラスでお願いし、それらにマニフェストを加えた3点セットでデータ管理しています。

アミタ:まさに鉄壁の管理体制を構築されているのですね。最後の質問になりますが、これまでの廃棄物管理はベテランの担当者に一任されているケースが多く、その方が退職すると重要なノウハウやスキルが失われるリスクが顕在化している企業も少なくありません。その点ではどのようにお考えでしょうか。
石島氏:電子化で共有管理がしやすくなったことで、担当者が急な事故で仕事ができなくなってしまった場合などでも、組織的な管理体制でのフォローがしやすくなったと思います。実は私も来年の春で定年退職を迎えるのですが、後のことは全く心配していません。若い人たちに安心して任せられると思っていますよ。それは本当に嬉しいことですね。

アミタ:そうでしたか。長い間、廃棄物管理の主担当として担ってこられた立場から、次の担当へ、しっかりとノウハウを引継ぐことのできる体制を実現されたのですね。弊社としても石島様には長くお世話になってまいりました。本日は貴重なお話をうかがわせていただき、ありがとうございました。

話し手プロフィール(執筆時点)

石島 彰(いしじま あきら)氏
キユーピー株式会社 五霞工場 施設環境課

高崎 久(たかさき ひさし)氏
キユーピー株式会社 五霞工場 施設環境課 課長

書き手プロフィール(執筆時点)

本多 清(ほんだ きよし)
アミタ株式会社
環境戦略デザイングループ 環境戦略デザインチーム
環境ジャーナリスト(ペンネーム/多田実)を経て現職。自然再生事業、農林水産業の持続的展開、野生動物の保全等を専門とする。外来生物法の施行検討作業への参画や、CSR活動支援、生物多様性保全型農業、稀少生物の保全に関する調査・技術支援・コンサルティング等の実績を持つ。著書に『境界線上の動物たち』(小学館)、『魔法じゃないよ、アサザだよ』(合同出版)、『四万十川・歩いて下る』(築地書館)など。

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