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本社で、工場の廃棄物管理をとりまとめています。現場でコンプライアンス上の問題がないかチェックする方法を教えてください


従来は、「現状把握→規定・マニュアル作成→教育→内部監査(→現状把握)」のPDCAを回すという方法が一般的でしたが、ヒューマンエラーを防ぐため、近年はシステムの活用と組み合わせて現場の管理をする企業が増えています。

たとえば・・・このようなヒヤリ・ハットはありませんか?

本社で各工場の管理業務を行っている企業の担当者は、現場で起こる様々なコンプライアンスに関するヒヤリ・ハットを経験しています。

例えば、「廃棄物の処理を委託する際、契約書を締結していない委託先にマニフェストを発行してしまった。」

日々マニフェストを発行する担当者は、契約書作成に携わっていない方も多く、マニフェスト発行と契約が結びついていないため、このような事態が発生してしまいます。しかし、本社では現場の状況がわからず対策が難しいという声をよく聞きます。(産業廃棄物処理委託契約書を締結せずに、廃棄物を委託した場合、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科せられます。)

では、どうしたらよいのでしょうか?

従来の手法による対策

冒頭でも述べたように従来の方法は、現場での状況を把握した上で、ルール作り(マニュアルや規定の作成)を行い、それらの教育を現場の担当者に行うことでコンプライアンス上の対策を行う方法があります。ポイントは、ルール作りを行い、教育をしたままにせず、しっかりと内部監査(チェック)を行い、改善すべきところは実行していくというPDCAのサイクルを作ることです。

それに加え、近年は環境業務のボリュームが増加しているということもあり、システムを使って効率的に業務を行う企業も増えています。

システムを使った新しい手法による対策

代表的なシステムが電子マニフェストです。電子マニフェストには、以下のようなメリットがあり、法令遵守に役立ちます。

  • 記載が必要な全項目を入力しなければ、マニフェストを発行できないため、記載もれの心配がありません。
  • 処理終了確認期限が近づくと、自動的に注意喚起されるため(アラーム機能)、返却されていないマニフェストの確認などを忘れずに済みます。
  • マニフェスト交付等状況報告書等の行政報告の作成が不要です。


※電子マニフェストのメリットの詳細については過去の記事をご参照ください。

しかし、電子マニフェストはこれまでの紙マニフェストが電子マニフェストに変わっただけで、契約書や許可証を運用管理する仕組みはありません。そのため、これらの期限管理や更新などの管理の仕組みを別途、用意する必要があります。そこで、電子マニフェストのシステムで不足している部分を補完し、マニフェストだけでなく契約書や許可証など統合的に管理するための仕組みとしてEDIシステムを使ったASPサービスの活用が挙げられます。

EDIシステムとは

EDIシステムとは、ASP事業者が提供するシステムを介して情報処理センターに接続する方法で、ASP事業者により、様々な追加機能を提供しています。契約書や許可証も含めて管理できるEDIシステムも出ており、これらのサービスを導入すれば、契約していない委託先へマニフェストを発行してしまうのを未然に防止できるなど、コンプライアンス向上に役立ちます。

EDIシステムの特徴には、以下のようなものがあります。

  • 紙マニフェストとの併用管理
電子マニフェストを導入しても、100%電子化できないと二重管理になってしまいます。EDIシステムを活用すれば、紙マニフェストと電子マニフェストが混在していても一括管理できます。
  • 報告書、各種帳簿も簡単作成
マニフェスト交付等状況報告書のほか、様々な報告書も作成可能で、煩雑な書類作成から解放され業務の効率化が図れます。
  • 契約書チェックや許可証情報と連動した、コンプライアンス体制の強化
(全てのEDIシステムで提供されているわけではありません。)
全ての産業廃棄物処理委託契約書の法定記載事項をチェックし、不備などの指摘事項を通知。委託契約書に記載のない最終処分場に持って行かれていないかもチェックできます。


従来の手法と、新しい手法を組み合わせて対策をとるとより効果的です。自社にあったコンプライアンス対策を考えましょう。

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