Q&A
本社担当が、工場の廃棄物管理の現場でコンプライアンス上の問題がないかチェックする方法を教えてください。
（本記事は、2013年7月に掲載されたものを再編集しています。）
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現場のコンプライアンスに関するヒヤリ・ハット
本社で各工場の廃棄物管理業務を行っている企業の担当者は、現場で起こる様々なコンプライアンスに関するヒヤリ・ハットを経験しています。
廃棄物処理委託にあたって、契約書を締結していない委託先にマニフェストを交付してしまうなどは、重大なコンプライアンス違反ですが、実はよくある例です。
日々マニフェストを交付する担当者は、契約書作成に携わっていない場合も多く、マニフェスト交付と契約が結びついていないためこのような事態が発生してしまうのです。
（産業廃棄物処理委託契約書を締結せずに廃棄物を委託した場合、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科せられます。）
関連記事：「廃棄物処理法違反が発生した場合どのような罰則を受ける可能性がありますか。また違反事例を教えてください。」
しかし、本社では現場の状況がわからず対策が難しいという声をよく聞きます。
では、どうしたらよいのでしょうか？
従来型の手法による対策
従来型の手法としては、現場の状況を把握した上でルール作り（マニュアルや規定の作成）を行い、それらを現場の担当者に教育するといったものが一般的です。ここでポイントとなるのは、PDCAサイクルを回していくことです。
ルール作りを行い、教育をしてそのままにするのではなく、しっかりと内部監査（チェック）を行い、改善すべきところは実行していくという流れを作ることで、コンプライアンス順守体制が強化されていきます。
関連記事：「廃棄物管理教育の考え方や企画のポイントは何ですか。」
システムを使った新しい手法による対策
近年は環境関連業務が増加していることもあり、ヒューマンエラーを防ぎ、チェックを合理化するためにシステムを利用する企業も増えています。
代表的なシステムが電子マニフェストです。電子マニフェストには、以下のようなメリットがあり、法令遵守に役立ちます。
・記載が必要な全項目を入力しなければマニフェストを交付できないため、記載もれの心配がない
・処理終了確認期限が近づくとアラーム機能で自動的に注意喚起されるため、返却されていないマニフェストの確認などを忘れずに済む
・マニフェスト交付等状況報告書などの行政報告の作成が不要
電子マニフェストのメリット詳細についてはこちら：「【産廃管理】電子マニフェストとは？仕組み、対象者、普及率など５分で解説」
しかし、電子マニフェストはこれまでの紙マニフェストが電子マニフェストに変わっただけで、契約書や許可証を運用管理する仕組みはありません。そのため、これらの期限管理や更新などの管理の仕組みを別途用意する必要があります。
そこで、電子マニフェストのシステムで不足している部分を補完し、マニフェストだけでなく契約書や許可証など統合的に管理するための仕組みとしてEDIシステムを使ったASPサービスの活用も手法として挙げられます。
EDIシステムについて
EDIシステムとは、ASP事業者が提供するシステムを介して情報処理センターに接続する方法で、ASP事業者により、様々な追加機能が提供されています。契約書や許可証も含めて管理できるEDIシステムもあり、これらのサービスを導入すれば契約していない委託先へマニフェストを交付してしまうのを未然に防止できるなど、コンプライアンス向上に役立ちます。
電子マニフェストを導入しても、100％電子化できないと二重管理になってしまいます。
EDIシステムには、紙マニフェストと電子マニフェストが一括管理できるシステムも多く存在します。
また、全ての産業廃棄物処理委託契約書の法定記載事項をチェックし、記載不備などを指摘するサービスを提供しているシステムもあります。これにより、契約書のコンプライアンスも担保され、さらにマニフェストと契約書の記載内容の食い違いを未然に防止できます。
従来の手法と、新しい手法を組み合わせて対策をとるとより効果的です。自社にあったコンプライアンス対策を考えましょう。
関連記事：「各拠点で管理している処理委託契約書を、全社で一括管理する仕組み・体制をつくるにあたって、考慮すべきポイントを教えてください。」
関連情報
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