廃棄物管理業務の合理化・効率化のススメ（その2）属人化を防ぐために

「平成24年版高齢社会白書」の試算によれば、今後50年間で生産年齢人口（15～64歳の全人口比率）は半減。また15～29歳迄の若手と30～65歳迄の中高年の労働者比率は、2010年で、1：10となっています。この傾向は少子化が進むにつれ、ますます進展することが確実です。

その結果、今後日本企業の多くは若い人材をコア業務中心に配置し、事業のメインでない環境業務については、その業務範囲の拡大にもかかわらず、必要な人員数をなかなか確保できなくなることが予想されます。

業務の属人化を放置すると、組織変更による引継ぎや今後予想される人手不足によって、これまで蓄積されてきた貴重なナレッジがきちんと継承できなくなってしまう危険性が出てきます。

特に廃棄物管理業務に関しては専門性が高いのが実態です。環境関連法の把握や、不法投棄処理に巻き込まれないための委託先管理業務等、廃棄物管理業務はリスクとの戦いとも言え、その属人化は企業として大きなリスクになります。

万が一、廃棄物処理法に違反してしまうと、懲役や罰金等の罰則が科せられることがありますので、組織のナレッジを確実に継承し、業務品質を保つことは、法人・個人にとって重要なリスク回避策と言えます。

そもそも廃棄物管理業務が属人化してしまう要因は何でしょうか。

まず、業務を遂行する上で、廃棄物処理法を始め専門的な知識が求められることが大きな要因だと思います。廃棄物管理業務には、一定レベルの知識や経験を備えた担当者でなければ出来ない業務領域があります。また、知識や経験を積み、仕事が出来るようになればなるほど、その担当者任に業務が集中してしまい、最終的に担当者に任せっきりという状況に陥ってしまいます。

懸命に廃棄物管理業務に取り組んでいると、

• 廃棄物管理業務が複雑且つ膨大な量になり、主の業務として行う必要がある
• 共有化を図ろうとするが、マニュアル等の書類を作成する時間が無い
• マニュアル等を作成しても定期的に更新し、組織内に浸透させる動きが出来ない

といった、悪い循環が現場では起きているのではないでしょうか。

属人化が常態化している場合、自らの業務をきちんと把握できていない状況が多くみられます。
前回のコラム（廃棄物管理業務の合理化・効率化のススメ（その1）日常業務に追われないために ）にも書きましたが、まずは「業務の見える化」を行うことが重要です。

ルールに拘らず、業務フロー毎に出来るだけ細かに全てを書き出すことを心掛けましょう。その際に業務のレベル（重要性や必要性）に応じて明確に区分することです。

• 短期間の研修があれば誰でも実施できる業務なのか
• 一定以上の役職者が実施すべき判断を伴う業務なのか
• またはそのいずれでも無いのか

このように、業務フローやレベルを見える化することで、業務の属人化要因の課題点を把握出来る可能性があります。その他にも、

• 業務フロー自体が実は不明確で担当者間で認識が違っている
• 重要な業務プロセスを１人の担当者しか把握出来ていなかった
• 誰でも実施できるようなルーチン業務に役職者が多くの時間が割かれている

等の様々な課題点も浮かび上がります。

見える化実施の結果、業務の内容をしっかり把握でき、課題が抽出できれば、業務のレベル・属人化を未然に防げるように業務設計を適切に行いましょう。

例えば、誰でも実施できるようなルーチン業務であれば、IT等を活用して効率化を図ったり、業務の外部委託（アウトソーシング）を行ったりすることなどが考えられます。専門性の高い業務であれば、社内で専門部隊を設け各事業者や部署の業務を集約し、外部の専門機関に協力を仰ぐことも考えられます。

業務設計がきちんと行われ、定期的に運用やフローのチェックを実施することが出来れば、気づかぬ間に業務が属人化してしまい、ナレッジが継承されないといった状況は避けられるのではないでしょうか。