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サプライヤー監査の手順とは?よくある疑問に回答!

Photo by Ahsan S. on Unsplash

サプライチェーンの管理状況を実態ベースで監査する「CSR監査(サプライヤー監査)」が"新たな主流"となりつつあります。そこで今回は、サプライヤー監査をテーマに、具体的な監査の流れについてご紹介します。

※本記事は、アミタ(株)主催セミナーにおけるDNV GL河村氏のご講演内容を元に執筆しています。

サプライヤー監査実践プロセス

様々な監査の種類がありますが、共通する要素は下記の通りです。流れを押さえておきましょう。監査対象は、1事業所単位が原則で、現地監査日数は事業所の規模や人数により、複数日数のことが多いです。

No 要素 解説
監査実施前の組織内での準備
1 監査準備 被監査組織は、監査に必要な書類の開示準備、事前の調査票への回答など、必要な書類の準備を行う。
2 監査準備に関するコミュニケーション 監査員とサイトツアーの所要時間など、監査時間や移動方法などについての打ち合わせを実施する。
監査員が現地にて監査を実施
3 オープニングミーティング 監査員との組織・監査概要の確認。被監査組織の経営層や監査出席者と面会し、監査開始にあたっての情報共有を行う。
4 サイトツアー 監査員が事業や監査項目に関連した設備について、また労働者の様子や食堂等の施設について、事業所内の視察を通じて確認する。
5 詳細評価 監査員が、事業活動や管理文書・記録類のレビューや、経営層や従業員へのインタビュー、データ分析などを行う。労働関係の監査の場合、労働時間、給与の支払い状況などのデータも含まれる。
6 サマリーミーティング

日次で行われる簡易なミーティング。
その日に監査を受けた関係者が参加し、監査員と当日の監査に関する所見や進捗、指摘事項等について整理し、両者での認識を一致させる。

7 クロージングミーティング 最終日に行われる、監査結果と所見の内容を監査員が説明し、合意する最終的なミーティング。
経営層を含め主要なメンバーが参加し、監査員より指摘事項や今後取るべきアクションについて説明を受け、両者で合意する。
監査後の手続き
8 監査報告書の受領 監査後に正式な報告書が提供され、受領する。
(Web経由や制度管理者経由のこともある。 )
9 是正措置計画の管理 報告書に基づき、指摘事項の「是正措置計画」を立て、是正や再発防止の対応等を行う。
10 フォローアップ検証
※該当する場合
必要に応じて、監査員が、指摘事項が是正されたかどうかの検証を行う。
(同一の監査員とは限らない。)

監査のよくある疑問 Q&A

Q.監査にはどのくらいの費用が必要でしょうか?

A.監査費用は、その監査を求める側の決定によります。例えば、SMETA(Sedex Members Ethical Trade Audit)監査では、年間売上高によって費用が変わります。(SEMTA監査の会員費用についてはこちら)被監査側が支払いのケースも、監査を求める企業が支払うケースもあり、制度によりまちまちですが、取引条件となる場合には被監査側に費用負担を求められるケースがあります。

Q.監査前に準備すべき書類としてどのようなものがありますか?

A.監査項目に対し証明や説明のための書類の準備が必要になりますが、例えば下記のようなものが挙げられています。

▼重要書類の一例 (RBAやSMETA監査で主に必要になるもの)

事業や事業所に関する書類
操業免許(主に海外)
※日本では、操業免許が不要の業種もあり、登記情報や法人番号を代用することが多い。
事業所見取り図(工場立地法の配置図等)
製造プロセスを説明した資料や図表
過去12カ月の製造、生産量の変遷、新規設備導入の有無などを説明する書類(ピーク月・オフピーク月がわかるもの)
従業員に関する書類
組織図と責任分担表
雇用契約書(雛形で可)
労働者リスト(職場・所属部署、国籍、雇用形態、寮入居などの情報をできる限り含む)
その他の書類
組織の有しているすべての許可証、免許
有効なマネジメントシステム認証書
リスク・トラブル管理プロセス
緊急事態対応、事業継続および事業再開計画
危険有害物質リスト/危険有害廃棄物リスト
是正措置計画(過去12カ月のうちに完了したものと、進行中のもの)
Q.事業所の視察では具体的にどのような個所を視察するのでしょうか?

A.下記の例が挙げられます。

▼視察の一例

環境対策・安全面の主な視察対象
大気汚染物質の制御システム/危険有害廃棄物の保管・処理状況/燃料・化学物質・油などの保管・輸送・使用状況/廃水の処理・排出、汚泥の廃棄状況/危険物の保管及び取扱い/製造及び加工のオペレーション/機械設備の保護やメンテナンス状況/防設備や緊急装置
従業員に関する書類
労働者の作業環境・姿勢/食堂・厨房・食品保管施設/守衛所/レクリエーション施設/トイレや浴場/医務室・健康管理室/寮施設/掲示板や提案箱
Q.指摘事項への対応に期限はありますか?

一般的に被監査側は、指摘事項を伝達されるだけでなく、是正措置計画(CAP)の提出/承認/完了が求められます。例えば、RBA(Responsible Business Alliance)によるVAP監査の場合は下記の通りです。監査報告書(VAR)受領等を起点として、期限が定められています。

所見 CAPの提出期限 監査機関によるCAP承認 CAPの完了期限
最優先不適合(Priority Non-conformance) 発見から1週間以内 発見から10営業日以内 発見から30日
(安全衛生および環境関連)

最終VAR受領から
2週間以内

最終VAR受領から
6週間以内
発見から180日
(労働時間と社会保険関連のみ)
発見から1週間以内 発見から10営業日以内 発見から90日
(上記以外のその他に関連するもの)
重大な不適合
(Major Non-conformance)
最終VAR受領から
2週間以内
最終VAR受領から
6週間以内
最終VAR受領から
180日以内
軽微な不適合
(Minor Non-conformance)
最終VAR受領から
2週間以内
最終VAR受領から
6週間以内
最終VAR受領から
270日以内
不適合の
リスクあり
(Risk of Non-comformanse)
最終VAR受領から
2週間以内
最終VAR受領から
6週間以内
最終VAR受領から
270日以内
適合
(Comformance)
不要 - -

なお、最優先不適合とは、違法な児童労働、強制労働、生命への差し迫った危険や深刻な負傷をもたらしうる安全衛生上の問題、深刻で差し迫った悪影響を地域社会にもたらしうる環境への取り組み、記録の偽造等による深刻なものが挙げられます。

Q.指摘事項への対応の期限を守れなかった場合、どうなりますか?

A.所定の期限内の対応ができなかった際は、その項目はNC(不適合)として残り、その時点での組織(事業所)の評価になります。その結果をどう捉えるかは監査要求先や他の取引先の判断になりますが、不適合が深刻であると捉える場合は、取引の中断などの判断がされる場合もあります。

Q. 監査の評価に有効期限などはありますか?

A.基本的に、有効であると判断する期限や基準は存在します。例えば、RBAのVAP監査の場合、発行された報告書の有効期限は、事務所に重大な変化(組織や設備の大きな変化等)がない限り、原則としてクロージングミーティング実施日を起点として2年です。監査スキームによって異なりますので、注意しましょう。

サプライヤー監査受審のメリット

準備や対応などは必要ですが、監査を受けることで、自社が環境的リスクや社会的リスクへどのくらい適合しているのか、客観的な評価を受けることができます。大手企業を中心に、取引先を選ぶ際の条件にもなりつつあります。

監査スキーム参加のメリット

先述のRBA、並びにSedex(SMETA監査の元となるメンバーシップ)におけるメリットの一つとして、メンバー(会員企業)に加わることで、他企業による監査内容を確認することができる点が挙げられます。多くの加盟メンバーは共通のサプライヤーを共有しており、それらのサプライヤーが共通の調達先を有すことも多いです。サプライヤーの施設の監査がこれらのスキームで実施すると、その調査結果は他の加盟メンバーにも共有されます。このことによって、監査の回数が削減され、ビジネスの効率が向上します。

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講師プロフィール

河村 渉(かわむら わたる)氏
DNV GL ビジネス・アシュアランス・ジャパン株式会社 
リスクマネジメントグループ アセッサー
情報通信機器製造業にて生産・調達関連業務に従事した後、豪グリフィス大学にて環境学(経済、温暖化緩和・適応策)を学ぶ。帰国後、東京都の温室効果ガス(GHG)削減・排出量取引制度の事務局業務を経て、外資系審査機関におけるGHG第三者検証業務やISO審査業務に従事。2018年よりDNV GLに入社、サプライヤー監査、グリーンボンド、CDP質問書を含む、日本の大手企業の環境・CSR・温暖化対応に関する業務を実施している。

執筆者プロフィール(執筆時点)

石田 みずき(いしだ みずき)
アミタ株式会社
環境戦略デザイングループ マーケティングチーム
滋賀県立大学環境科学部を卒業後、アミタに入社。メールマガジンの発信、ウェブサイトの運営など、お役立ち情報の発信を担当。おしえて!アミタさんへの情熱は人一倍熱い。

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